Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Den här artikeln beskriver ett alternativ till att registrera personer som ska få ID06-kort. Funktionen måste beställas separat från Nexus.

Om du ska beställa kort till ett större antal anställda kan du kontakta Nexus för att få tillgång till funktionen "Importera persondata från Excelfil", i stället för att manuellt registrera kortanvändare.

Du måste själv godkänna all importerad persondata.

Det finns två olika typer av import av persondata från Excelfil:

Alternativ 1

Alternativ 2

  • Importera en zipfil som innehåller:
    • en Excelfil med all persondata och
    • separata bildfiler, en för varje bild.
  • Importera en Excelfil som innehåller all persondata förutom bilder.
  • Komplettera med bilder senare.

Förbered import

Ladda ner mall för Excelfilen

Du kan ladda ner mallar med exempel för båda alternativen här:

Du kan också ladda ner samma mallar i beställningsflödet i Nexus ID06 orderportal i stället. För att göra det, följ instruktionen här:

 Ladda ner mallarna i beställningsflödet

När du kommer till Ny order - Kortinnehavare i beställningsflödet, följ dessa steg:

  1. Klicka på Importerade ordrar.
  2. Klicka på Importera.
  3. Ett popup-fönster visas med två alternativ, klicka på den som önskas:
    1. Ladda ner zip-exempel med bilder
    2. Ladda ner Excel-exempel utan bilder

Fyll i persondata i Excelfilen

  1. Öppna Excelfilen och fyll i persondata på samma sätt som exemplen i filen. Följande kolumner är obligatoriska att fylla i: 
    1. first_name
    2. last_name
    3. nationality
    4. national_identity_number

    • Lägg inte till egna kolumner, filen får innehålla max 16 kolumner.
    • Filen får innehålla max 300 rader.
    • Exemplen som finns i Excelmallen ska tas bort.
 Kopiera persondata från en annan fil till Excel-mallen

Om du har fått persondata i en Excelfil från Nexus eller från er egen HR-avdelning kan data kopieras till Excelmallen. Om du ska kopiera persondata från en annan fil till Excelmallen, observera följande:

  1. Kontrollera att formatet är korrekt
    1. Textfält ska ha formatering 'General'.
    2. Sifferfält ska ha formatering 'Text'.

  2. Endast information som finns i Excelmallen kan kopieras in från en annan fil.
    1. Till exempel "Kostnadsställe" finns inte i Excelmallen utan det måste fyllas i i efterhand.
  3. Om ni skapar en egen Excelfil och inte använder mallen, är det viktigt att den egna Excelfilen är uppsatt och formaterad exakt som mallen för att importen ska fungera.

Förbered foton

Då ID06-kortet är en identitetshandling gäller samma regler som på ett pass- eller körkortsfoto. Läs mer här: Regler för foto på ID06-kort.

  1. Kontrollera att fotot inte är större än 5 MB. För att krympa storleken, ladda upp bildfilen här: https://tinyjpg.com/
  2. Bildfilernas namn får inte innehålla å, ä eller ö. 
  3. Det får inte vara något mellanslag i bildfilernas namn.

Om Alternativ 1 (importera zip-fil) ska användas för importen, gör även följande:

  1. Placera bildfilerna i en egen mapp på datorn och döp mappen till images.
  2. Fyll i bildfilernas namn i kolumnen 'images' i Excelfilen.
    Skriv in bildfilernas namn exakt så som de heter (med stora respektive små bokstäver).

Skapa en komprimerad zipfil (för Alternativ 1)

Gör så här:

  1. Skapa en mapp på datorn och döp den, till exempel, till Import 2019-05-16.
  2. Lägg den färdiga Excelfilen med persondata i den skapade mappen (i exemplet nedan heter filen import.xlsx).
  3. Lägg mappen med bildfilerna i den skapade mappen (i exemplet nedan heter mappen med bildefiler images).
    Exempel: Mappen kommer att se ut så här:

  4. Komprimera mappen till en zipfil:
    1. Högerklicka på mappen.
    2. Välj Send to > Compressed (zipped) folder. Observera att detta kan göras på olika sätt i olika operativsystem.
    3. En zipfil skapas. Det är den som sedan ska användas vid importen.

Importera persondata

Använd Google Chrome som webbläsare när du öppnar Nexus ID06 orderportal. Om du använder en annan webbläsare kan popup:er blockeras.

Följ instruktionen i Beställ ID06-kort till de anställda och när du kommer till Ny order - Kortinnehavare i beställningsflödet, följ dessa steg:

  1. Klicka på Importerade ordrar.
  2. Klicka på Importera.
  3. Ett popup-fönster visas. Välj fil genom att klicka på Choose File.
    1. Om du ska importera en zip-fil med persondata och bildfiler, välj din zipfil.
    2. Om du ska importera en Excelfil med persondata, välj din Excelfil. I detta fall måste du komplettera med foton senare.
  4. Klicka på Ladda upp.
    1. Om ingenting händer, kontrollera storleken på bilderna och filerna.
  5. Personerna laddas nu upp i listan Importerade ordrar. Alla personer nu ska väljas, en i taget, för att kontrollera ordrarna.
  6. Klicka på den blå bocken för att välja en person i listan.
    1. Bilden kommer upp. Klicka Bekräfta. Om bilder inte var med i importen av persondata, kan en bild läggas till här.
    2. Komplettera persondata vid behov, lägg till email, telefonnummer etc.
    3. Om personen saknar svenskt BankID, markera Lägg till manuell ID verifiering, se även Alternativ: Lägg till manuell ID-verifiering.
    4. Klicka Nästa.
    5. Personen flyttas över till listan Välj personer och är klar för fortsatt kortbeställning.
    6. Listan med övriga ej kontrollerade ordrar visas.
      1. Gå vidare till nästa person genom att klicka på den blå bocken och upprepa stegen ovan (6 a-d).
      2. För att ta bort en person, klicka på det röda krysset.
  7. När du är klar med att kontrollera ordrar, klicka Välj personer för att gå vidare.
  8. Följ instruktionerna i beställningsflödet.

Exempelfil för excelimport: